HUILEN DOE JE MAAR OP HET TOILET
Terwijl je vroeger tijdens de kantooruren je tranen dapper moest verbijten, is het tegenwoordig helemaal oké om je kwetsbaar op te stellen. Maar waar ligt de grens tussen persoonlijk en professioneel gedrag?
Mijn tank is leeg’, zo kondigde de Nieuw-Zeelandse premier Jacinda Ardern eind januari haar vertrek aan. Die kwetsbare aankondiging lag helemaal in lijn met de manier waarop ze haar ambtstermijn invulde: empathisch, authentiek en menselijk, met een dunne lijn tussen het persoonlijke en professionele. Iedereen herinnert zich hoe ze reageerde na de aanslagen in Christchurch, of toen haar dochtertje tijdens de pandemie de livestream waarin ze de coronamaatregelen uitlegde onderbrak. Voor velen gold Ardern als een rolmodel, als een verfrissende wind op het toneel van de harde wereldpolitiek. ‘Laten we wat meer doen zoals zij’ hoor je weleens. Maar is het ook echt een voorbeeld dat navolging verdient op de werkvloer? Is het een goed idee om je kwetsbaar op te stellen tijdens de werkuren? Want hoe inspirerend het leiderschap van Ardern ook was, haar batterij was aan het einde van de rit wel leeg.
PSYCHOLOGISCHE VEILIGHEID
Ook in de onderzoekswereld waren emoties op de werkvloer de afgelopen jaren een populair onderwerp. Zo ontdekte Amy Edmondson, professor Leader-
ship and Management aan de Harvard Business School, dat er een verband is tussen succesvolle teams en hoe er wordt gesproken over falen. Teams waarin medewerkers hun fouten durven toete geven en niet bang zijn om ‘domme’ vragen te stellen of om er een idee uit te floepen tijdens een brainstorm, blijken succesvoller te zijn dan werkomgevingen waar onzekerheden gemaskeerd worden. ‘Psychologische veiligheid’ maakt een team creatief en veerkrachtig, stelde Edmondson vast. Anneleen De Lille, auteur van Minder werken, meer doen en keynotespreker bij Better Minds at Work, bevestigt de voordelen van kwetsbaarheid op de werkvloer: ‘Mensen blijven langer aan boord als ze zich veilig genoeg voelen om aan te geven waar ze behoefte aan hebben en waar ze tegenaan lopen. Het is bovendien verbindend om dat te doen, want daardoor gaan teams beter samenwerken.’
PANDEMIE ALS KATALYSATOR
Dat het steeds meer aanvaard wordt om je kwetsbaar op te stellen op de werkvloer is niet alleen een gevolg van de bewezen voordelen. Ook de pandemie was een belangrijke katalysator, zegt De Lille. ‘Maandenlang mochten we binnenkijken in elkaars leefruimte. Letterlijk. In die periode zagen we wie in welke thuissituatie zat en moesten we er ook rekening mee houden. Dat is blijven hangen.’ In alle sectoren en beroepsgroepen waar ze workshops geeft, stelt ze dan ook vast dat mensen veel meer van zichzelf blootgeven dan vroeger. ‘Dat gaat trouwens niet altijd over persoonlijke onderwerpen. Ook uitspraken als ‘Ik vind dit moeilijk’, ‘Ik weet het ook niet altijd ‘Dit bezorgt me stress’ hoor je steeds vaker. En ja, ook mannen en leidinggevenden durven hun emoties te laten zien’, zegt ze.
LAAT JE PERSOONLIJKE PROBLEMEN MAAR THUIS
CULTUUR CREËREN
Het belang van leidinggevenden die het goede voorbeeld geven, zag Edmondson ook bevestigd in haar onderzoek. Als managers delen dat ze een mindere dag hebben, of vertellen dat ze ook weleens fouten maken of twijfelen, geven ze het signaal aan hun team dat het oké is om dat uit te spreken. Zo creëer je een cultuur waarin iedereen dat doet. ‘Liefst doe je dat bovendien niet incidenteel, maar pak je het structureel aan’, zegt De Lille. Zeker in tijden van hybride werken vindt ze dat belangrijk: ‘Als je je collega’s minder vaak live ziet, vang je niet altijd snel genoeg op hoe het echt met iemand gaat.’ Daarom raadt ze bedrijven aan om regelmatig samen te zitten en te werken met een systeem dat mensen aanmoedigt om een stuk van hun binnenkant te laten zien. Zo kan je medewerkers aan de hand van batterijen en bijbehorende kleurcodes (groen, geel, oranje, rood) laten aangeven hoe het met hun stressniveau zit. Die batterijen hebben een paar belangrijke voordelen. ‘Zo geef je mensen een taal om over gevoelens te spreken’, zegt De Lille. ‘Het is veel eenvoudiger om te zeggen ‘Mijn batterij staat op rood’ dan ‘Ik sta op het punt te crashen’.’ Daarnaast verplicht je op die manier niemand om ook echt te zeggen wat er scheelt. ‘Als een collega aangeeft dat zijn batterij op oranje staat, kan je vragen: ‘Is het persoonlijk of professioneel?’ Als het antwoord ‘persoonlijk’ is, kan je opvolgen met ‘Wil je erover praten of niet?’. Zo toon je betrokkenheid én respect voor het privéleven van je collega. Daarnaast kan je ook, als je collega zijn of haar problemen liever voor zich houdt, er toch rekening mee houden.’
GRENZEN STELLEN
Je kwetsbaar opstellen betekent dus niet dat je alles wat er speelt in je privéleven zomaar op tafel moet gooien bij je collega’s. Mark, bijvoorbeeld, een vijftiger met een managementfunctie in een farmaceutisch bedrijf en een cliënt van De Lille, stuurde na de tragische dood van zijn zoon een mail naar zijn team met de boodschap: ‘De komende weken ga ik thuis proberen dit een plaats te geven. Ik ga doen wat ik moet doen. Als ik terugkom naar kantoor, wil ik hier liefst niet over praten. Ik ben bang dat ik zal breken en dat doe ik liever niet op kantoor.’ De Lille vindt het een mooi voorbeeld: ‘Mark laat weten dat er iets heftigs is gebeurd dat ongetwijfeld een impact zal hebben op zijn werk. Tegelijk stelt hij duidelijke grenzen en geeft hij aan waar hij behoefte aan heeft.’ Terwijl sommige mensen, zoals Mark, geen behoefte hebben om met collega’s te praten over hun scheiding, verlies of ziekte, doet het anderen net goed dat wel te kunnen. ‘Wat je daarmee doet, is een persoonlijke keuze’, zegt De Lille. ‘Ken jezelf daarin. Wat geeft jou energie?’ Al is er wel een algemene vuistregel: ‘Als het een impact heeft op de kwaliteit van je werk, kan je beter aangeven dat er iets scheelt. Zo weten de collega’s waarom je even minder flexibel bent of je je misschien minder goed kan concentreren.’
KAN JE PROFESSIONEEL BLIJVEN,ALSJEBLIEFT?
GEEF HET TIJD
Maar wat als iemand van de ene emotionele crisis in de andere belandt, of als het allemaal langer aansleept dan gedacht? Hoe pak je dat dan aan als collega of leidinggevende? Want het werk moet ook gedaan worden. ‘Op korte termijn vraagt het misschien energie, maar op lange termijn wordt iemand langdurig steunen altijd goedgemaakt’, zegt De Lille. ‘Als je geen empathie toont, kan zo’n collega in een nog grotere crisis belanden en misschien wel helemaal uitvallen. Dat kan je maar beter voorkomen. Vergeet ook niet dat veel mentale problemen tijd nodig hebben om te helen. Maar uiteraard zijn er wel minimumdoelen te halen. Lukt dat niet, dan is het de verantwoordelijkheid van de persoon in kwestie om hulp te zoeken en samen met een arts te kijken naar wat de beste strategie is om er weer bovenop te raken. Een team kan tijdelijk iemand sparen, maar vergeet niet dat het werk dat die persoon niet doet op de schouders van collega’s terechtkomt. Daar moet je ook oog voor hebben. Je wil geen sneeuwbaleffect in gang steken. Volg zo’n situatie dus goed op.’Emoties hebben hun plek op de werkvloer (terecht) veroverd. Je kwetsbaar opstellen maakt een team sterker. Al hoeft dat niet te betekenen dat je alle privéproblemen op de vergadertafel gooit. Bovendien kan je beter ook in de gaten houden dat de collega’s die dit moeten opvangen niet te veel hooi op hun vork nemen. En zoals het voorbeeld van Jacinda Ardern laat zien: het is geen magische oplossing voor batterijen die leeglopen.
ANNELEEN DE LILLE GEEFT ADVIES OVER HOE JE ALS COLLEGA, WERKNEMER ÉN LEIDINGGEVENDE IN DE PRAKTIJK OMGAAT MET EMOTIES OP DE WERKVLOER.
Mijn kleurterzoon is ernstig ziek en is niet opgenomen in het ziekenhuis. Ik moet een belangrijke presentaite geven voor een nieuwen belangrijke klant waar ik niet onderuit kan. Sarah, salesmanager
‘Ik heb onlangs een soortgelijke situatie meegemaakt. Bij het begin van de presentatie gaf ik kort mee dat ik een heftige ochtend achter de rug had. Daardoor wist ik dat iedereen het zou begrijpen als ik meteen na de lezing naar mijn gsm zou grijpen – iets wat haaks stond op de boodschap van mijn lezing, die ging over het belang van connectie. Ook bij een externe klant kan je dus gerust iets van jezelf vertellen. Maar je hebt ook een professionele rol te vervullen. Je treedt natuurlijk niet aan met een slobbertrui en ongewassen haren omdat het je dag niet is.’
Mijn jongere collega vertelde net dat zijn lief het gisteravond totaal onverwacht uitmaakte. Hij is erg aangedaan en moet op zoek naar een nieuwe plek om te wonen. Kan ik hem beter naar huis sturen? Greet, verpleegkundige
‘Als iemand iets persoonlijks deelt, moet je de vraag stellen wat die persoon hiermee wil bereiken. Wil die collega dat er iets gedaan wordt met de info? Of wil hij het gewoon gezegd hebben? In plaats van te suggereren: ‘Zou je morgen niet beter thuisblijven om alles op een rijtje te zetten?’ kan je beter vragen: ‘Hoe kan ik je helpen?’. Want hoe goedbedoeld het ook is om iemand een dagje vrijaf te geven, misschien vindt die collega het net fijn om afleiding te vinden op het werk. Of misschien vindt hij het wel extra belangrijk om zijn project succesvol af te werken nu zijn zelfvertrouwen een deuk heeft gekregen. Vul dus niet voor anderen in hoe ze met hun emoties moeten omgaan.’
Tijdens de wekelijkse teammeeting gebeurt het vaak dat ik mensen zie fronsen of zuchten als er beslis- singen worden genomen. Maar ze zeggen niets. Wat moet ik daarmee? Samira, businessunitmanager
‘Emoties van anderen erkennen loont. Mensen willen gezien worden. Benoem dus wat je observeert en vraag wat het betekent, zonder zelf veronderstellingen te maken. Zeg gewoon op een vragende toon: ‘Ik zie je fronsen?’ en niet: ‘Jij gaat niet akkoord?’. Vraag meteen om uitleg, en niet pas na de vergadering. Uiteraard doe je dat alleen als je in een veilige omgeving werkt waar mensen op een professionele manier kunnen delen waar ze tegenaan lopen zonder dat dat later tegen hen wordt gebruikt.’
Wat als iemand zijn tranen zit te verbijten? Zeg je daar ook oets van in de groep? Elke, leerkracht
‘Ik vind van wel, zeker in een klein team. Het is veel erger als iedereen het ziet en ermee bezig is en niemand er iets van zegt. Benoem ook hier wat je ziet: ‘Ik zie tranen in je ogen. Heb je het lastig?’ En vervolgens: ‘Wil je het graag vertellen?’
Volgende week komt een van onze medewerkers terug na een lange afwezigheid. Ze heeft haar man bijgestaan in zijn laatste maanden. Nu, twee maanden na zijn overlijden, begint ze weer te werken. Hoe gaan we hier als team mee om? Kris, fiscaal analist
‘Laat de collega die het dichtst bij haar staat vooraf aftoetsen waar ze behoefte aan heeft. Doet het deugd om erover te praten of net niet? Hoe kunnen de collega’s haar het best ondersteunen? Communiceer dat aan de medewerkers. Hetzelfde geldt bij een reintegratie na een burn-out. Verder is een lief
kaartje geven altijd een veilige optie. Zo erken je iemand in zijn verdriet, maar kan de persoon het kaartje lezen wanneer hij of zij daar ruimte voor heeft.’
Na een negatieve feedback van een naaste collega ben ik gisteren huilend vertrokken op kantoor. Vandag moet ik hem weer onder ogen komen. Wat kan ik zeggen? Ann, verkoopster
‘Hoe kijk je vandaag tegen de situatie aan nu je de feedback rustig hebt laten bezinken? Heb je ondertussen een klaardere kijk, dan kan je zeggen: ‘Ik heb gisteren heel emotioneel gereageerd. Doordat ik overmand was door mijn gevoelens, kon ik de juiste woorden niet vinden. Ondertus- sen heb ik er rustig over kunnen nadenken en …’ Verder is het aan de ontvanger om te zeggen: ‘Ik snap dat het binnenkwam. Het was geen fijne boodschap, maar het was belangrijk dat je het wist. Ik ben blij dat je terug bent.’’
In een emotionele opwelling heb ik gisteren ‘ja’ gezegd tegen twee klanten. Toen ik gisteravond de planning rustig doorliep, besefte ik dat ik te impulsief was geweest. Wat doe ik? Birgit, architecte
‘Je mag altijd terugkomen op een beslissing. Sommige mensen denken dat ‘de tafel plakt’ als ze iets gezegd hebben, maar daar ben ik het niet mee eens. Er lopen veel people- pleasers rond op de werkvloer. Als hen wordt gevraagd om iets te doen, zeggen ze meteen ‘ja’. Pas later voelen ze zich daar slecht over. Ze hadden zich namelijk voorgenomen om de laptop eens dicht te laten in het weekend of ze beseffen dat ze zo onmogelijk de verwachte kwaliteit kunnen leveren. Je kan dat gerust op een professionele manier zeggen. Bedenk even wat je klant het ergst zou vinden: dat je zegt dat je geen tijd hebt of dat je slechte kwaliteit levert door het werk uit te voeren met een lege batterij? Begin ook niet te piekeren over wat je klant wel niet van je zal denken. Als je al krediet hebt opgebouwd bij iemand, komt je rekening niet meteen op nul te staan als je een keertje moet teleurstellen. Al zeker niet wanneer je hen mee helpt zoeken naar een alternatieve oplossing.’
Ik ben hoogsensitief. Te veel prikkels slorpen mijn energie op. Eigenlijk werk ik liefst niet in een landschapskantoor. Vertel ik dat bij mijn sollicitatie? Leila, werkzoekende
‘Stel jezelf de vraag: hoe belangrijk is het voor de job die ik zal uitvoeren dat mijn werkgever mijn kwetsbaarheden kent? Als het ertoe doet, vind ik het heel krachtig als je vooraf zegt: ‘Ik ben heel goed in X en Y, maar ik vind het heel moeilijk om bijvoorbeeld een rapport af te werken als er collega’s rondom mij zitten te telefoneren.’ Jezelf goed kennen komt namelijk heel sterk over op een sollicitatie. Een label hoort daar niet per se bij. Niet iedereen is mee met wat het betekent hoogsensitief te zijn. Soms – bijvoorbeeld bij autisme – betekent hetzelfde label iets heel anders bij de ene dan bij de andere. Veel belangrijker dan het label is weten hoe jij in elkaar zit, hoe je daarmee omgaat en wat anderen kunnen doen om je te ondersteunen. In dit geval kan je bijvoorbeeld voorstellen of je de rapporten kan schrijven op thuiswerkdagen, of in een apart lokaal.’
In mijn job word ik vaak geconfonteerd met schrijdende situaties. Het gebeurt weleens dat ik een traan moet wegpinken of dat ik ’s nachts lig te denkne aa iets wat er gebeurd is. Is dat erg?Tamara, maatschappelijk werker
‘Tenzij een job je emotioneel helemaal leegzuigt, is het gevaarlijker om niet empathisch genoeg te zijn dan te empathisch. Ik zie dat mensen veel energie halen uit het feit dat ze iemand kunnen helpen. Het is ook belangrijk dat je een sterk netwerk hebt, dat je mensen hebt op wie je kan terugvallen en dat je activiteiten doet waarmee je je zinnen kan verzetten. Als je dat kan delen met je collega’s, kan dat bovendien heel verbindend werken. Denk maar eens aan een vriendschap en hoe die band ooit sterker is geworden. Heel vaak is dat op een moeilijk moment waarop je elkaar hebt gevonden en gesteund. Ben je gebonden aan een beroepsgeheim? Ook dan is het belangrijk om niet in je eentje te blijven rondlopen met een moeilijke situatie. Zorg ervoor dat je ze op een anonieme manier toch kan delen.’
De expert : Annelleen de Lille, keynote-spreker bij Better Minds at Work
